会員台帳、散らばる前に。スプレッドシートからDB管理へ。
会員台帳、散らばる前に。
スプレッドシートからDB管理へ。
会員管理をスプレッドシートで運用していた企業があった。動いてはいたが、活用範囲が限られていた。ミウはデータベース化を提案し、データの整備から業務の再設計へと歩みを進めた。その過程を、担当者に聞いた。
スプレッドシートで会員管理を続けていた理由は何でしたか
スプレッドシートで会員管理を行うことは、多くの企業が通る道である。導入は容易で、費用もかからない。だが、会員数が増え、活動が複雑になるにつれ、限界が見えてくる。検索性の低さ、履歴の追いにくさ、複数人での同時編集の不安定さ。それでも「動いているから」と先送りにされることが多い。
なぜスプレッドシートを使い続けていたのでしょうか。
最初は会員数も少なく、スプレッドシートで十分でした。特別なシステムを入れるほどの予算も時間もなかった。ただ、年々会員が増え、イベントも複数開催するようになり、誰がいつ参加したのか、どの情報がどこにあるのか、探すのに時間がかかるようになっていました。それでも「これで回っているから」と後回しにしていたのです。
データベース化の提案を受けて、どう感じましたか
データベース化の提案を受けたとき、多くの担当者は不安を覚える。「今のデータは全部移行できるのか」「操作が複雑になるのでは」「コストはどれくらいか」。ミウはそこに正面から向き合う。既存データの移行と、業務の再設計を同時に進めることが、ミウの姿勢である。
データベース化の提案を受けて、最初にどう思いましたか。
正直、「本当に今のデータを全部移せるのか」が一番の心配でした。過去の会員情報、参加履歴、連絡先。これらが散らばったスプレッドシートに入っている。それを新しいシステムに移すのは大変だと思っていました。でもミウの担当者は「既存データの移行から始めます」と最初に言ってくれた。そこで少し安心しました。
実際にDB管理に移行して、何が変わりましたか
データベース化によって変わるのは、検索性だけではない。データが一元化されることで、会員の全体像を把握できるようになる。過去の参加履歴、問い合わせ内容、属性情報が一画面で見える。それは経営者にとって、自社の現実を数字で把握する第一歩となる。
DB管理に移行して、業務はどう変わりましたか。
まず、探す時間がなくなりました。以前は「この人の過去の参加履歴はどこだっけ」と複数のシートを開いて探していたのが、今は検索すればすぐ出てくる。また、イベント参加者の一覧を作るのも、以前は手作業でコピー&ペーストしていたのが、今はフィルタをかけるだけで出せる。データが整備されることで、次の施策を考える時間が生まれたのが一番大きいです。
会員管理のデータベース化は、業務効率化の手段ではなく、経営の足場を整えることである。ミウはそこに最初に手を入れる。数字を、経営の手の中に。